Quando sua equipe trabalha em um escritório virtual em Gather, é fácil ir até alguém para conversas rápidas - não é necessário fazer uma reunião!
Às vezes é útil agendar a conversa, porém, especialmente se você estiver coordenando com um grupo de pessoas ou quiser planejar a reunião com antecedência.
Paraajudá-lo a manter conversas produtivas e envolventes em seu escritório virtual em Gather, este guia o ensinará:
- Como agendar reuniões
- Formas de interagir durante as reuniões
- Como manter as reuniões privadas
- Como criar salas de reunião personalizadas
- Práticas recomendadas para reuniões em Gather
Agendamento de reuniões em Gather
Há duas maneiras principais de agendar uma reunião em Gather:
- Diretamente de Gather
- Com a extensão Gather Extensão do Chrome para reuniões
Para agendar reuniões diretamente em Gather:
Clique no ícone do Calendário na barra de navegação inferior.
Clique na opção para vincular seu Google Calendar ou Outlook Calendar ao site Gather. Isso permitirá que você crie novos eventos de calendário diretamente no site Gather e também exibirá suas próximas reuniões nesse painel.
Ao agendar uma reunião em Gather, você pode optar por realizá-la em três locais:
- Um local específico em seu escritório
- Sua mesa
- Qualquer área privada disponível
Nota: Agendar uma reunião em um local específico não garante que ela estará disponível no momento de sua reunião. Assim como um escritório de verdade, uma reunião anterior poderia se atrasar ou alguém de sua equipe poderia entrar naquela área sem perceber que você está tentando se encontrar lá. Para garantir que você esteja marcando uma reunião em um local aberto, recomendamos escolher "Qualquer área privada disponível", que escolherá um local aberto no momento da chamada.
Uma vez marcada a reunião, você pode facilmente chegar a ela, observando o Evento no Painel do Calendário. Você verá um botão que diz "Leve-me até lá" que o levará ao local correto da reunião com um único clique, poupando o esforço de navegar manualmente em seu escritório (a menos que você queira, é claro!).
Você também receberá uma notificação em um aplicativo com o mesmo botão "Leve-me até lá".
Quermover as reuniões existentes para Gather? Podemos auditar automaticamente seu calendário em busca de reuniões recorrentes e adicionar um local Gather a elas, para que você não precise rastrear cada um desses eventos por conta própria. Vá para as Configurações do calendário e selecione Migrar para Gather.
Para agendar reuniões a partir de seu calendário Google:
Comece fazendo o download da extensão Gather Extensão Meetings para Chrome e escolhendo o espaço em que você deseja agendar reuniões.
Depois de instalado, você verá um novo botão ao criar um evento de calendário que diz "Make it a Gather meeting". Ao clicar nesse botão, você terá as mesmas três opções de local que tem ao criar um evento diretamente em Gather:
- Um local específico em seu escritório
- Sua mesa
- Qualquer área privada disponível
Os participantes da reunião poderão participar da chamada clicando no link do evento do calendário (no Google ou em Gather) ou navegando diretamente para ele em seu escritório virtual.
Interagindo durante as reuniões
Ao conversar com alguém em Gather, você encontrará recursos familiares a outros aplicativos de videoconferência:
- A opção de ligar ou desligar seu microfone e sua câmera
- Diferentes visualizações de vídeo você pode facilmente alternar entre
- Screenshare (várias pessoas podem compartilhar ao mesmo tempo)
- Fundo borrado e fundo virtual
- Bate-papo em tempo real e formas rápidas de reagir
Mudando sua visualização de vídeo
Quando você estiver falando com alguém, na parte superior direita da tela você verá uma alternância que lhe permitirá mudar sua visualização de vídeo.
1. Vista de mapa: Recomendado para sessões abertas de coworking ou bate-papos rápidos no corredor
Esta visão mantém seu escritório virtual frente e centro e coloca os vídeos dos colegas de trabalho em uma pequena linha no topo da tela. É melhor quando você ainda quer ver a atividade do escritório enquanto fala.
2. Vista da Reunião: Recomendado para conversas e reuniões focadas
Esta visão prioriza os vídeos das pessoas com as quais você está falando e os coloca em uma grade. É melhor quando você não quer se distrair com a atividade do escritório e quer se concentrar na conversa.
3. Visualização em tela cheia: Recomendado quando alguém compartilha sua tela
Se você clicar no vídeo de alguém, você entrará em uma visualização em tela cheia. Isto se concentra naquela janela e desloca todas as outras em uma linha à esquerda. Isto é melhor quando alguém está compartilhando sua tela ou se você quiser se concentrar em uma única pessoa.
Compartilhando sua tela
Várias pessoas podem compartilhar sua tela ao mesmo tempo em Gather. Isso facilita a alternância entre os trabalhos, especialmente em casos como programação em pares.
Para compartilhar sua tela, você precisará conceder permissões a partir de seu computador e/ou navegador. Siga este documento de ajuda para obter mais detalhes.
Borrão de fundo e fundos virtuais
Para mudar o fundo de seu vídeo no Gather, clique na alavanca de vídeo na barra de navegação inferior. Clique em "Background & Effects" (Fundo e Efeitos).
Isto lhe permitirá desfocar seus antecedentes ou criar um fundo virtual. Você pode escolher entre algumas de nossas opções pré-definidas ou fazer o upload de suas próprias opções.
Bate-papo e Reações de Reunião
Uma parte importante de qualquer reunião de equipe remota é a capacidade de interagir sem precisar tirar o som. Ao conversar com colegas de equipe em Gather, há duas maneiras de interagir silenciosamente: Bate-papo e Reações.
O painel Chat é exibido no lado direito da tela. Você pode enviar um bate-papo para:
- Todos na sala/reunião
- Todos no escritório
- Uma única pessoa através de mensagem direta
Usar o bate-papo é uma ótima maneira de fazer perguntas ou compartilhar idéias enquanto alguém está no meio da conversa.
As reações permitem reagir no momento com um único emoji. Elas aparecerão no canto inferior esquerdo como uma alimentação contínua da energia da equipe.
Para adicionar uma reação, use a Barra Emota na parte inferior da tela. Você também pode "Levante sua mão" se tiver uma pergunta, que acrescenta uma fila visual que você gostaria de ter uma vez para falar.
Mantendo reuniões privadas
Um dos benefícios de trabalhar em um escritório virtual (assim como em um escritório físico) é que você pode ver conversas ocorrendo e caminhar facilmente até as pessoas a qualquer momento.
Para conversas sensíveis, entretanto, você pode querer um pouco mais de privacidade. Nesses casos, você pode bloquear a reunião.
Parabloquear uma reunião em Gather, abra o Painel de Participantes. Ao lado do nome da área em que você está, você verá um ícone de cadeado. Clique nele para alternar se a área está bloqueada ou não.
Uma vez trancada uma reunião, qualquer pessoa que tente entrar em sua área precisará solicitar permissão para entrar. Isto impedirá que qualquer pessoa entre acidentalmente.
Outras coisas a saber sobre a realização de conversas confidenciais :
- As mensagens de bate-papo desaparecerão depois que todos tiverem deixado a área de reunião.
- O Painel de Participantes mostrará a todos em seu espaço de reunião, para que você possa confirmar exatamente com quem você está falando.
Criação de Salas de Reunião Personalizadas
Seu escritório virtual provavelmente já possui uma variedade de áreas de reunião. (Não tem certeza? Conheça aqui as plantas do nosso escritório virtual).
Um benefício de ter um escritório virtual é que é fácil reorganizar os móveis sem ter que se mover fisicamente ou comprar nada. Isto também lhe dá um espaço para se movimentar, o que abre formatos de reuniões mais dinâmicos do que uma típica videochamada.
Por exemplo, você poderia organizar uma reunião de aquário onde alguns participantes são designados como palestrantes enquanto outros são apenas ouvintes.
Legenda: A equipe da Lemontech realiza reuniões do tipo "fishbowl" em Gather com cadeiras codificadas por cores. Quem está nas cadeiras vermelhas está lá para observar. Qualquer pessoa sentada nas cadeiras brancas, pretas ou azuis pode participar da conversa.
Está procurando inspiração? Confira estes 8 formatos de reunião que você pode organizar em seu escritório Gather .
Adicionar objetos colaborativos como um Whiteboard ou um Pomodoro Timer
Quando você está facilitando uma tempestade de idéias em equipe ou tomando notas de reuniões, muitas vezes é útil fazer isso em um espaço de trabalho compartilhado para que todos possam ver o que está acontecendo.
Os Objetos do quadro branco em Gather são alimentados por Borracha. Isso lhe dará um espaço de trabalho compartilhado em que sua equipe poderá fazer anotações ou desenhar em uma tela de forma colaborativa.
Quando sua reunião estiver concluída, você poderá baixar seu trabalho ou deixá-lo no quadro branco. Assim como na vida real, ele ficará lá para que você possa voltar a ele mais tarde.
Além do objeto Whiteboard, você pode incorporar um URL a qualquer objeto no site Gather. Essa é uma ótima maneira de vincular suas ferramentas para que todos possam acessá-las enquanto estiverem em seu escritório.
Outro item incorporado que recomendamos é o Pomodoro Timer, que implementa automaticamente o Técnica Pomodoro. Isto se conjuga muito bem com os espaços de coworking, para manter todos concentrados por um determinado período de tempo antes de encorajar uma ruptura social.
Práticas recomendadas para reuniões em Gather
Para aproveitar ao máximo as reuniões em Gather, recomendamos que você vá além da reunião em si e interaja com seus colegas de trabalho antes e depois dela.
1. Caminhar juntos para as reuniões
Quando estiver se preparando para uma chamada, passe na mesa do seu amigo e acompanhe-o até a reunião. O site Gather oferece essas oportunidades de bate-papo casual fora da reunião em si.
Dirigido a uma reunião completa do departamento ou a toda a empresa All Hands? Estas são grandes oportunidades para alcançar alguém com quem você normalmente não fala no seu dia a dia.
2. Responder perguntas posteriores logo após o término de uma reunião
Já se foram os dias em que você deixa uma chamada Zoom e tem que agendar outra apenas para um rápido acompanhamento com uma única pessoa.
Ao sair de uma reunião em Gather e voltar para sua mesa, é fácil conversar com alguém para acompanhar os itens de ação ou avaliar as reações. Isso pode evitar outra rodada de agendamento de chamadas e ajudar todos a agir mais rapidamente.
3. Limpe seu calendário e cancele algumas dessas reuniões
Gather facilita a realização de conversas rápidas e encontros informais. Se o seu calendário estiver entupido de conversas de café e reuniões que servem principalmente para se sentir conectado à sua equipe, considere cancelar essas reuniões em favor de conversas improvisadas.
Ao trabalharem juntos em seu escritório virtual, vocês sentirão essa sensação de conexão apenas por estarem presentes juntos. Isto pode ajudar a manter seu calendário aberto para as conversas importantes que, de fato, precisam ser agendadas com antecedência.
Reúna sua equipe e comece a realizar ótimas reuniões em Gather
Essas dicas o ajudarão a realizar videoconferências produtivas e envolventes para sua equipe remota em Gather.
Se o seu escritório já estiver configurado, baixe a extensão do ChromeGather Meetings ou faça login para começar a personalizar as áreas de reunião.
Se estiver pronto para experimentar o Gather pela primeira vez, reúna sua equipe e comece a realizar reuniões excelentes.
