Criando uma cultura de equipe remota fora das reuniões: Um dia no escritório da CTO Labs em Gather

A ‍CTOLabs é uma empresa de consultoria boutique da Austrália. Eles são consultores de tecnologia de Fusões e Aquisições e também consultores de serviços profissionais, que ajudam empresas iniciantes, empresas de grande porte e já estabelecidas com problemas complexos de tecnologia. Sua equipe está sediada em Sydney, Melbourne, Brisbane e outras regiões. 

Embora às vezes se reúnam pessoalmente, eles trabalham principalmente em seu escritório virtual em Gather. (Na verdade, mesmo quando estão em um espaço físico juntos, eles ainda acessam Gather porque isso se tornou a norma de trabalho!) 

Eles criaram um escritório virtual movimentado que estimula a colaboração, a inovação e um ótimo ambiente de trabalho. 

"Sabíamos que deveria haver uma maneira melhor de colaborar em um mundo predominantemente remoto que não fosse 8 horas de chamadas de zoom consecutivas. A cultura da equipe acontece nos momentos entre as reuniões e estávamos ansiosos para voltar a essa norma. Quando descobrimos o site Gather , nos apaixonamos imediatamente por ele. A equipe estava muito animada para entrar no escritório, decorar e se conectar." - Mike Mengell, CTO e cofundador da CTO Labs

Antes do Gather, eles usavam uma mistura de Zoom e Google Meet para tentar se manter conectados uns com os outros. Quando descobriram o Gather, ele possibilitou as conversas no bebedouro e foi "muito mais fácil do que outros aplicativos de vídeo que estávamos usando " .

Conversamos com Mike Mengell, CTO e cofundador, Jane Evans, diretora de marketing e comunicações, e Tania Blom, assistente de marketing. Para ajudá-lo a ter uma ideia de como é trabalhar no dia a dia em Gather, aqui está uma visão interna da sede virtual da CTO Labs. 

Personalização da marca e do escritório virtual

Quando a CTO Labs criou seu escritório em Gather em agosto de 2021, começou com um modelo pequeno com apenas algumas salas. Como a maioria das equipes, eles evoluíram seu escritório ao longo do tempo. (Esta é a versão 3 ou 4 agora!) 

Eles seguem muitos dos princípios de design que incorporamos em nossos modelos, mas também encontraram ótimas maneiras de incorporar sua marca e personalizar seu espaço. 

Você encontrará o logotipo e as cores da marca em todo o espaço, fazendo com que ele pareça uma verdadeira extensão da empresa. 

Fato curioso: quando eles fizeram uma atualização da marca, atualizar o escritório Gather para refletir o novo design foi uma etapa fundamental no lançamento do novo visual!

"A possibilidade de incluir a identidade da nossa marca em todo o nosso escritório virtual foi fantástica. Usamos as cores, os logotipos e as marcas da marca - sutilmente - para personalizar alguns dos pisos, assentos e decorações. Isso ajudou a transformar o escritório em algo exclusivamente nosso, ajudando a reforçar para a equipe a sensação de trabalhar por uma causa comum e, para os novos candidatos em potencial, eles têm a impressão imediata de um local de trabalho do qual querem fazer parte - profissional, mas também muito divertido." - Jane Evans, diretora de marketing e comunicação da CTO Labs

Cada membro da equipe tem sua própria área de trabalho. Eles apreciam a possibilidade de cada pessoa personalizar parte do escritório e se expressar. 

Um escritório virtual oferece à CTO Labs uma maneira fácil de criar um espaço que permita a cada um de seus funcionários realizar um excelente trabalho. 

"Como engenheiro de software que trabalha com uma equipe espalhada por todo o país, acho que o Gather é fantástico para criar um espaço de trabalho virtual interativo que fortalece nossa colaboração e comunicação. Posso personalizar meu espaço virtual e criar seções diferentes para o que eu quiser, o que o torna uma experiência legal e única no mundo virtual." - David De Angelis Consultor sênior de engenharia da CTO Labs

Um dia no escritório virtual da CTO Labs

Realização do trabalho

Os funcionários usam o escritório para ajudar a mostrar visualmente o que estão fazendo no momento. Por exemplo: 

• Eles se sentam em áreas de foco quando estão trabalhando on-line, mas não querem ser incomodados
• Eles ficam na área da cozinha para mostrar quando estão almoçando
• Eles se sentam em suas mesas quando estão on-line e disponíveis para conversar

Eles também realizam reuniões em Gather, incluindo All Hands, Team Meetings e 1:1s. 

"Gosto de ver o escritório, poder decorar e ver o que os outros fizeram com seu espaço. Gostei de quando nos reunimos e decoramos o espaço para o Natal, uma atividade de equipe simples, mas que foi rápida e divertida." - Kelly Benson, consultora líder da CTO Labs

O All Hands ocorre todas as segundas e quintas-feiras. É nesse momento que eles compartilham atualizações importantes sobre os negócios com toda a equipe e, por isso, costumam ter uma participação muito alta nessas reuniões. 

"Trabalhar no escritório virtual da Gatheré altamente colaborativo e produtivo, principalmente quando trabalho em projetos com minha equipe. O ambiente virtual permite que trabalhemos juntos com facilidade e compartilhemos ideias, mantendo uma comunicação perfeita! Além disso, adoro a flexibilidade que vem com o trabalho em um escritório virtual. Isso cria um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional. No geral, nosso escritório virtual tem sido uma ótima opção para mim e me ajudou a ficar mais próxima dos meus colegas de equipe!" - Stephanie Caterina, consultora de entrega sênior da CTO Labs

Além do All Hands, eles têm uma variedade de salas de reunião e espaços de colaboração onde pequenos grupos podem conversar, alguns com um objetivo específico. A sala swarm, por exemplo, foi projetada especificamente para que pequenas equipes se reúnam e ajudem a resolver um desafio que alguém esteja enfrentando.

Às vezes, eles até trazem clientes para colaborar, e eles adoram isso. 

"Os seres humanos são seres de conveniência. Ao ter a equipe em Gather todos os dias, a barreira de conexão com os colegas se torna extremamente baixa. Não há necessidade de deslocamento de ônibus ou trem para ir a uma reunião técnica ou a uma reunião de negócios. Não é necessário agendar reuniões. Basta pressionar um botão para ir até uma sala de reunião ou à mesa de alguém. Com o nosso valor "vídeo ativado como padrão", você também pode ter conversas passageiras nos corredores. É conversando com as pessoas pessoalmente que você aprende um pouco mais sobre quem elas são. Os relacionamentos são construídos dessa forma." - Mike Mengell, CTO e cofundador da CTO Labs

Entrevistar candidatos em Gather

Quando os candidatos são entrevistados para fazer parte da equipe da CTO Labs, todas as entrevistas são realizadas dentro do escritório virtual. Isso proporciona aos candidatos uma maneira de vivenciar a cultura da empresa.  

Normalmente, eles entram na área de recepção e depois se juntam a um membro da equipe para uma caminhada pelo escritório até uma sala de reuniões para a entrevista. Isso lhes dá a chance de realmente "ver" como a empresa trabalha em conjunto, e o feedback dos candidatos é sempre muito positivo

Eles também promovem seu escritório virtual externamente em sua página de Carreiras, pois isso mostra a cultura da empresa e o senso de diversão. 

Desde o primeiro dia, os novos funcionários são integrados ao escritório virtual e podem começar a decorar seu próprio espaço. Imediatamente, eles começam a se sentir parte de uma empresa maior (em vez de um trabalhador remoto primeiro).

Alguns dos funcionários até usam o avatar do Gather como foto de rosto na página da equipe. O Gather é realmente parte da cultura da empresa, começando antes mesmo do primeiro dia da jornada de um novo funcionário! 

"Como líder, o Gather oferece uma visão da equipe que não pode ser igualada por simples chamadas de vídeo. Algumas vezes por dia, eu coloco o Gather em tela cheia, verifico quem está presente, quem está falando com quem e também quem não está presente ou está no modo "não perturbe" há horas. É com essa pessoa que eu entro em contato e digo oi. Assim, obtenho um indicador potencial antecipado do espaço mental de uma pessoa. Ela está sobrecarregada de trabalho? Está um pouco desconectada? Está tendo dificuldades com algo pessoal? É um facilitador para uma conversa." - Mike Mengell, CTO e cofundador da CTO Labs

Criar conexões mais profundas com a equipe

Além das tarefas cotidianas do trabalho real, a CTO Labs usa seu escritório virtual para aprofundar uma cultura empresarial que realmente se preocupa com seu pessoal. 

Eles participam do R U OK Day, um dia nacional na Austrália em que os colegas de equipe mantêm conversas significativas sobre saúde mental e conversam uns com os outros para perguntar: "Você está bem?" 

A CTO Labs organizou esse evento para sua equipe em Gather, e colocou o tema de uma de suas salas informais - a lanchonete - em um encontro na hora do almoço para que a equipe se dividisse em pequenos grupos e conversasse informalmente, longe de suas mesas virtuais. Até mesmo os membros mais calmos da equipe participaram, o que incentivou as pessoas a conversarem sobre o bem-estar e a se informarem umas sobre as outras. 

Após o término do evento, eles mantiveram algumas marcas da RUOK no escritório como um pequeno lembrete de que é sempre bom perguntar a alguém se ele está bem.  

Divertir-se pessoalmente, mesmo trabalhando remotamente

E, é claro, o que seria de um dia de trabalho sem um pouco de diversão? A CTO Labs adora a facilidade de compartilhar momentos bobos uns com os outros em Gather. 

Eles andam de scooter para ir e voltar das reuniões. Eles brincam uns com os outros com objetos no espaço. Certa vez, quando Mike estava de licença, ele escondeu avatares de si mesmo pelo escritório para que "ainda estivesse lá". Houve "rick rolls" escondidos e decorações surpresa, e a equipe agora está montando um programa maior de eventos virtuais divertidos para este ano.

"Se você tiver uma equipe pequena, entre com os dois pés. Chame isso de experimento inovador e dê uma chance ao Gather . Com os modelos fáceis de usar, não há motivo para não fazer isso.

Para equipes maiores, eu recomendaria criar alguns campeões internos primeiro. Comece com uma única equipe e defina as formas de trabalho. Isso significa que você terá mais vozes para ajudar as pessoas com quaisquer dúvidas/desafios que possam ter. Mas você TEM que ter vídeo por padrão. Normalize isso em todos os membros da equipe, pois é isso que o torna real.

Se você tiver algumas pessoas com alguma habilidade em design/arte digital, aponte para o repositório do github Gather . Há MUITOS objetos, artefatos e ideias que tornam a criação de espaços exclusivos muito mais divertida." - Mike Mengell, CTO e cofundador da CTO Labs

E, assim como em qualquer escritório presencial, eles reservam um tempo para eventos de equipe em que podem fazer uma pausa no trabalho juntos. Por exemplo, durante as festas de fim de ano, eles realizaram uma Festa de Decoração da Árvore de Natal(com base neste guia). 

O que vem por aí no escritório virtual da CTO Labs? 

Se você sair do escritório e for até a parte inferior do mapa, a CTO Labs começou a construir um escritório adicional especificamente para colaborar com diferentes clientes. 

Eles planejam expandir essa parte do escritório para oferecer a seus clientes uma experiência verdadeiramente única e personalizada. 

‍Nossosamigos da weme fizeram algo semelhante e criaram o Joy Valley para seus clientes. Você pode ler o destaque do cliente da weme aqui.

A CTO Labs também planeja criar um espaço dedicado para a integração de novos funcionários. Eles também têm a ideia de criar uma caça ao tesouro em Gather. Eles vinculariam documentos importantes ou lembranças divertidas da equipe em objetos espalhados pelo escritório e usariam a caça ao tesouro para facilitar uma maneira envolvente de descobrir esses recursos e aprender sobre a empresa. 

Para saber mais sobre como a CTO Labs usa o site Gather, confira este tour pelo escritório. 

Traga de volta os momentos de descontração com um escritório ligado Gather