Como a RITE criou um escritório virtual em Gather que inspira e envolve sua equipe híbrida

A ‍RITE é uma empresa de tecnologia de PoS híbrido que trabalha principalmente com lojas de cerveja, vinho e bebidas alcoólicas. Seu principal produto é o Cloud Retailer POS. A empresa está sediada em Minnesota, com uma equipe distribuída em todo o mundo. 

Facilitar o trabalho em equipe e a colaboração é muito importante para eles, e eles queriam garantir que os funcionários distribuídos fossem mais do que apenas um nome. 

‍"Antes de começarmos a usar o Gather, ficávamos8 horas por dia em um Google Meet apenas olhando para o rosto uns dos outros. No entanto, era intimidador e mais uma produção. O Gather é mais casual para conversar em vez de passar o dia todo em um Google Meet ou enviar um link no Slack." - Greg, gerente de suporte técnico da RITE

Agora que construíram seu escritório em Gather, a equipe da RITE tem um local onde todos os funcionários podem construir relacionamentos sólidos e ter encontros casuais uns com os outros.

Fizemos um tour pelo espaço deles com Greg, gerente de suporte técnico, e Tony, chefe de projetos. Ficamos realmente impressionados com a intenção com que eles projetaram seu escritório e com as personalizações que o fizeram parecer seu. 

‍"Pude sentir a cultura da equipe da RITE assim que entrei em seu escritório virtual. Está claro que eles são intencionais sobre como trabalham e otimizam a produtividade da equipe, mas também não se levam muito a sério. Parece um ambiente de trabalho excelente e equilibrado." - Morgan, gerente de marketing de produto da Gather

Junte-se a nós neste tour para ajudar a inspirar seu próprio projeto de escritório Gather ! 

Introdução ao Gather

Anteriormente, Greg usava o Google Meet como uma forma de estar prontamente disponível para sua equipe durante o dia de trabalho. Ele gostava de fornecer a eles acesso direto para que pudessem fazer perguntas e, por fim, ver que não estavam trabalhando sozinhos, mesmo que estivessem trabalhando remotamente. 

Essa solução funcionou bem quando a equipe era pequena. À medida que o tamanho da equipe aumentou e Greg começou a gerenciar mais pessoas, eles começaram a se dividir em grupos menores do Google Meet que duravam o dia inteiro. O problema era que a mudança entre os grupos era complicada e gerava perda de produtividade. 

No dia em que Greg encontrou o site Gather, ele acabou brincando com ele até as 21 horas. Em seguida, acordou cedo na manhã seguinte e concluiu o escritório antes que todos estivessem on-line. 

Transparentemente, ele estava um pouco preocupado em apresentar o Gather aos não jogadores da equipe. Ele se perguntava se teria que convencê-los de que sim, é uma ferramenta de negócios. 

‍"Qualquer pessoa que tenha questionado o Gather no início teve suas dúvidas rapidamente apagadas quando viu o quão poderosa era a ferramenta." - Greg, gerente de suporte técnico da RITE

Agora, até mesmo os membros da equipe que estavam céticos estão envolvidos com o Space e fazendo coisas divertidas. Greg disse que alguém tem um cachorro e adora decorar suas mesas e áreas de equipe para as festas de fim de ano - especialmente porque não têm a responsabilidade real de ter que limpar tudo. 

‍"Então, tenho que admitir que minha primeira reação ao Gather foi: 'O que é isso? Parece um jogo". Mas depois de usá-lo por apenas alguns dias, é difícil imaginar o trabalho sem ele agora. É fácil entrar e dar um rápido oi sem a formalidade de ter que iniciar um Google Meet." - Nicole, Administradora e Faturamento na RITE

E, em comparação com o uso do Google Meet o dia todo, o Gather é "muito melhor". 

‍"Em Gather, todos ainda estão disponíveis se você quiser ir até lá rapidamente e fazer uma pergunta, mas não precisa ficar em uma chamada o tempo todo." - Greg, gerente de suporte técnico da RITE

Projetando um escritório virtual envolvente e intencional

Hoje, o RITE Gather Space é baseado livremente em seu escritório real em Minnesota, com algumas liberdades criativas, é claro: uma ponte na entrada, Yoda em uma sala de conferência e velociraptors no estacionamento, só para citar alguns. 

A RITE adotou o upload de objetos personalizados para o site Gather a fim de criar um espaço realmente personalizado. Em suas palavras, "todo mundo é nerd", e os objetos personalizados se tornaram uma maneira de cada equipe mostrar sua personalidade individual. 

"Quando começamos a trabalhar com isso, reservamos um tempo para que as pessoas personalizassem o espaço."- Greg, gerente de suporte técnico da RITE

Por exemplo, a equipe de vendas gosta muito de Doctor Who e, por isso, fez o upload de uma TARDIS na área da equipe. 

Além de todos os objetos peculiares, o escritório virtual da RITE está repleto de dicas práticas que recomendamos aos designers do Space. 

Suas áreas de equipe são codificadas por cores com os ladrilhos do piso e rotuladas com texto para uma visualização rápida de quem é quem. Isso ajuda todos a saberem exatamente onde ir quando for necessário falar com alguém de uma equipe específica. 

As mesas também foram identificadas com o nome de cada pessoa para que você saiba exatamente onde cada um se senta. As mesas são um local para onde os membros da equipe de suporte podem ir quando estão ao telefone com os clientes. É uma forma de sinalizar que eles estão on-line e trabalhando, mas estão conversando com um cliente e não podem ser incomodados no momento. 

Eles têm um quadro de avisos em uma sala de conferências onde colocam anúncios matinais todos os dias. Isso cria um local agradável e consistente para que qualquer funcionário se aproxime e leia as atualizações importantes, sem ter que examinar um monte de mensagens ou e-mails do Slack. 

Eles também usam isso para vincular documentos com seus OKRs e metas anuais. Eles têm uma política de transparência e acesso aberto em sua empresa, e a vinculação desses documentos em Gather facilita a visualização por todos. 

Eles têm bandeiras penduradas nas paredes para representar os países onde os membros da equipe estão localizados. Se você interagir com uma bandeira, ela conterá uma nota com uma lista de funcionários daquele país, fornecendo o contexto de onde os colegas de equipe estão localizados. 

E o meu favorito: Eles acrescentaram os valores fundamentais da empresa no corredor principal com texto. À medida que as pessoas circulam pelo espaço, elas veem constantemente esses pequenos lembretes da cultura da equipe. 

Esse longo corredor no meio do escritório também funciona como um local natural para as pessoas se encontrarem. Ele conecta muitas das salas de conferência e áreas de equipe, portanto, recebe muito tráfego de pedestres. 

‍"Pessoalmente, gosto de ter essas conversas pessoais do tipo 'esbarrar em alguém' e isso também já aconteceu em Gather . Encontrei um dos membros da nossa equipe administrativa a caminho de uma reunião com o CEO e pude conversar rapidamente antes de entrar em seu escritório em Gather." - Greg, gerente de suporte técnico da RITE

Unindo o escritório virtual e o físico

Após a adoção inicial do Gather pela equipe, Greg convidou a equipe de liderança para verificar como eles estavam se reunindo e criando a cultura da empresa. 

O CEO adorou e queria preencher a lacuna entre as pessoas que trabalham em um escritório físico e as que trabalham em Gather. 

Para isso, eles montaram uma TV em um corredor do escritório físico, onde exibem o escritório Gather o dia todo. Há uma câmera acoplada, de modo que qualquer pessoa que esteja trabalhando no escritório durante o dia pode acenar para os funcionários remotos, e qualquer pessoa em Gather pode ir até lá e ver o que está acontecendo em Minnesota. 

Ele ajuda a preencher a lacuna entre quem está trabalhando remotamente e quem está no escritório naquele dia. 

No entanto, eles mantêm o som desligado, para que o ruído do escritório Gather não cause muita distração!  

Conselhos para outras equipes que usam Gather

Enquanto ouvíamos Greg e Tony descreverem seu espaço e como ele mudou desde que começaram a usar o Gather, duas coisas ficaram bem claras:

Um: eles não têm medo de fazer alterações em seu espaço. Elas sabem como é fácil adicionar e remover objetos e usam isso a seu favor para manter o espaço envolvente e produtivo para a equipe. 

‍" OGather levou a relacionamentos sólidos com a equipe, e estamos sempre procurando novas maneiras de envolver a equipe em nosso espaço ou redesenhar nossa área para aumentar a produtividade e a colaboração."- Greg, gerente de suporte técnico da RITE

Segundo: eles se divertem com isso. Embora o site Gather seja usado principalmente para reuniões e colaboração, ele também é um local onde a equipe pode se conhecer e construir relacionamentos mais fortes. 

Por exemplo, eles iniciaram um jogo de "Onde está Waldo" que une os escritórios presenciais e o Gather . No escritório real, alguém da equipe esconde o Waldo no quadro da câmera que é transmitido para o escritório virtual. Quando um funcionário remoto o encontrar, alguém no escritório o moverá novamente. É um jogo divertido de ovos de Páscoa que eles jogam em segundo plano durante o dia de trabalho. 

Uma dica bônus do Greg: se estiver procurando uma pegadinha de primeiro de abril para pregar na sua equipe, ele colocou várias peças intransitáveis em todo o espaço, forçando todos a adivinharem a rota secreta que precisavam seguir para as reuniões. 

‍"À medida que cada pessoa descobria as peças intransponíveis, elas diminuíam o zoom do mapa para rir e observar os outros tentando contorná-las. Foi um ótimo momento de união da equipe!" - Greg, gerente de suporte técnico da RITE

Resumindo: não leve isso muito a sério. O site Gather oferece uma maneira de trazer um pouco dessa energia caótica de volta à sua equipe remota, ajudando-a a compartilhar experiências e a construir relacionamentos melhores. 

Crie um escritório virtual que inspire e envolva sua equipe