O guia definitivo para melhores videoconferências

Nos últimos anos, os funcionários remotos tiveram duas opções principais para se comunicarem uns com os outros: 

1. Enviar comunicação escrita, como mensagens do Slack ou e-mails
2. Agende uma reunião para conversar em uma chamada de vídeo ou de voz

Diferentemente de trabalhar em um escritório físico ou virtual, onde você pode simplesmente ir até alguém para fazer uma pergunta, os funcionários remotos isolados geralmente são forçados a agendar reuniões entre si para se comunicarem verbalmente em tempo real. 

Com todo mundo em tantas reuniões, a questão é: Como evitar a fadiga das reuniões e manter sua equipe energizada e envolvida com o trabalho? 

Estamos aqui para ajudar você! 

Antes de realizar reuniões por vídeo mais envolventes, é importante entender o que não está funcionando para que você possa se concentrar nas soluções certas. 

Vamos começar explorando os motivos que tornam as reuniões tão exaustivas em primeiro lugar e, em seguida, daremos dicas para evitar esses problemas em alguns dos tipos mais comuns de videoconferências que as startups remotas realizam.  

Vamos começar! 

‍Por queos funcionários remotos se esgotam com as chamadas de vídeo

‍Um estudo realizado em 2021 pela Virtira Consulting revelou que quase metade dos indivíduos que trabalham remotamente (49%) relatou um nível de esgotamento como resultado de estar em webcams por longas horas. Woof.

Temos certeza de que você sabe que quando os funcionários estão exaustos, tudo está em risco: Sua produtividade, criatividade, colaboração e satisfação no trabalho. 

‍Então, por que as reuniões virtuais são tão cansativas? Aqui estão cinco motivos comuns:

1. Preparação ruim da reunião 
2. Muitas reuniões
3. Está ficando entediado com a grade de vídeo
4. Ferramentas de colaboração pouco funcionais
5. Sentir-se isolado quando a reunião termina

Preparação ruim da reunião

Problema: Quando os participantes não têm contexto ou diretrizes sobre como devem interagir na reunião, não é fácil se sentir confiante para contribuir. Isso é ainda mais verdadeiro em ambientes remotos, pois há a etapa adicional de ter que ativar o som para falar ou o constrangimento de interromper alguém para "assumir o controle" da reunião. 

‍Correção: você precisa se preparar melhor para as reuniões. Isso inclui pautas detalhadas, o envio de informações pertinentes com antecedência e um planejamento antecipado cuidadoso.

Muitas reuniões 

Problema: As equipes remotas são obrigadas a depender de reuniões para se comunicar em tempo real, mesmo para bate-papos rápidos que não precisam ser uma conversa programada. Isso enche os calendários, tira o tempo de concentração e exige logística para algo que deveria ser rápido. Ninguém tem tempo para isso!

‍Correção: você precisa melhorar o gerenciamento do tempo da equipe. Avalie todas as reuniões em que você e sua equipe participam. Você realmente precisa de todas elas? Elas estão agendadas em horários improdutivos? Consulte o calendário e veja o que você pode cortar. Não seja tímido, você sempre pode acrescentar algo mais tarde.

Está ficando entediado com a grade de vídeo 

Problema: Especialmente para gerentes que tendem a fazer chamadas consecutivas o dia todo, a grade de vídeo pode começar a ficar muito velha. As pessoas ficam cansadas de olhar para a mesma tela o dia todo, todos os dias. 

‍Correção: Encontre maneiras de tornar as reuniões virtuais interessantes. O software de aplicativo de reunião que sua equipe usa pode ajudar muito nesse sentido; falaremos mais sobre isso na próxima seção.

Ferramentas de colaboração pouco funcionais

Questão: As reuniões virtuais exigem compartilhamento de tela, anotações compartilhadas, quadros brancos em tempo real e uma variedade de outras ferramentas de colaboração. Se elas não estiverem funcionando ou não estiverem integradas ao seu aplicativo de reunião, isso tornará a reunião mais difícil do que o necessário. Isso realmente atrapalha a produtividade. 

‍Correção: escolha ferramentas e métodos de colaboração confiáveis. Novamente, o software (e como você o utiliza) desempenha um papel importante nisso. 

Sentir-se isolado quando a reunião termina 

Problema: Quando a grade de vídeo cai, é difícil se sentir conectado à sua equipe. Isso pode causar sentimentos de isolamento, que se multiplicam especialmente após reuniões de baixo moral. (Como o anúncio de uma reestruturação perturbadora da equipe ou a saída de um colega de equipe). 

‍Correção: você precisa se conectar com sua equipe fora das reuniões. Conversas e interações espontâneas podem criar melhores relacionamentos e ajudar alguém a sentir que realmente faz parte da equipe remota. 

Está se sentindo exausto só de pensar em como resolver esses problemas de fadiga em reuniões? Nós entendemos. Há mudanças simples que você pode começar a fazer hoje mesmo para recuperar o tempo da sua equipe e ajudar a evitar o esgotamento. 

Primeiro, precisamos falar rapidamente sobre software, pois ele faz diferença nas opções que você tem para melhorar a colaboração remota da equipe em reuniões. 

Tipos de aplicativos de reunião virtual

Você provavelmente está familiarizado com as opções padrão, como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. 

Embora todos eles funcionem para o uso literal da videoconferência, deixam muito a desejar em termos de envolvimento, especialmente para equipes totalmente remotas que dependem de reuniões virtuais para a comunicação diária. 

Em vez disso, as startups remotas e as equipes inovadoras do futuro estão recorrendo a ferramentas interativas como Gather em vez disso. 

Gather ajuda as equipes remotas a criar espaços digitais que tornam as interações virtuais mais humanas. Desde a colaboração em reuniões até a visita à mesa digital de alguém para dizer "oi", o Gather traz autenticidade, espontaneidade e colaboração humana para as equipes distribuídas. Legal, não é?

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Obviamente, somos um pouco tendenciosos e acreditamos que ferramentas como o Gather podem ajudar sua equipe a organizar reuniões virtuais melhores e, por fim, criar uma cultura remota mais forte! Acreditamos nisso, pois usamos a ferramenta todos os dias para trabalhar juntos, independentemente da distância.

Ao discutirmos soluções para os problemas mais comuns das reuniões, incluiremos dicas que você pode implementar se ainda estiver usando um software tradicional como o Zoom e, em seguida, compartilharemos conselhos específicos do Gather se você estiver pronto para levar o engajamento para o próximo nível. 

Procurando uma comparação completa de aplicativos de reunião? Confira nossa lista dos cinco melhores ou as principais alternativas ao Zoom. 

Tipos comuns de reuniões e como mantê-las envolventes

Nesta seção, exploraremos cinco tipos diferentes de reuniões e explicaremos como evitar os cinco problemas mais comuns de cada uma delas. 

‍Aquiestão os cinco tipos de reuniões que explorar emos:

• 1:1s
• Reuniões recorrentes de standups ou de status
• Brainstorms ou discussões
• Prefeitura de todas as empresas ou All Hands 
• Coworking

1:1s virtuais

As reuniões individuais geralmente ocorrem entre um gerente e um subordinado direto ou colaboradores importantes de várias funções. Embora às vezes a conversa se concentre em projetos e no trabalho cotidiano, geralmente as reuniões individuais são um local para feedback (positivo e negativo), avaliações de desempenho e discussão de metas de carreira. 

Devido à natureza pessoal dessas chamadas, é fundamental prepará-las com antecedência para garantir que ambas as partes saiam satisfeitas (ou pelo menos na mesma página sobre as próximas etapas). 

Como se preparar

Elabore a pauta com o outro membro da reunião individual com antecedência e, em seguida, envie-a para revisão pelo menos 30 minutos antes da reunião. Isso garantirá que ambas as pessoas saibam o que esperar da conversa e possam se preparar adequadamente. 

Para usuários do site Gather : 

Você pode incorporar links em objetos. Assim, quando a agenda estiver definida, você poderá colocá-la na mesa do seu colega de equipe para que ele a revise antes da chamada. 

A vantagem disso em relação ao compartilhamento no Slack ou por e-mail é que eles o encontrarão sem precisar navegar primeiro por um mar de outras notificações. Isso também pode acrescentar uma pequena pitada de prazer ao momento. Por exemplo, deixar uma nota de feedback positivo na mesa virtual de alguém é uma surpresa divertida!

Dicas de agendamento

Receber um feedback negativo logo pela manhã é uma maneira garantida de prejudicar a produtividade pelo resto do dia. Ao agendar uma reunião individual, tenha em mente a conversa que você precisa ter e o momento em que ela ocorrerá. 

Também recomendamos consultar o calendário da pessoa com quem você precisa se reunir. Se ela vier para a reunião individual logo após cinco outras chamadas consecutivas, você pode supor que ela estará exausta. Poupe o trabalho de ambos e escolha um horário diferente! 

Para usuários do site Gather : 

Quando estiver trabalhando em um escritório Gather , você verá os avatares dos seus colegas de trabalho se movimentando ao longo do dia. Você terá uma noção de quem esteve em reuniões o dia todo e de quem teve tempo livre e poderá fazer os ajustes necessários. 

Gather traz de volta a visibilidade da dinâmica da equipe para os funcionários remotos, sem a necessidade de consultar manualmente os calendários de todos ou pesquisar no Slack para ter uma noção de quão ocupado alguém está. 

Mantenha-o interessante

As reuniões individuais são uma ótima oportunidade de se conectar com seus subordinados diretos como pessoas. Em vez de ir direto para a pauta, reserve um tempo no início para criar laços e conhecer uns aos outros. 

Uma conversa casual ou um jogo on-line rápido funcionam bem. Você também pode considerar a possibilidade de "sair do escritório", desligando os vídeos e talvez até fazendo uma caminhada enquanto conversam. Especialmente se um de vocês tiver participado de outras reuniões durante o dia, caminhar pode ajudar a aumentar o nível de energia!

‍Parausuários do Gather :

Reunir-se em Gather automaticamente lhe dá a oportunidade de andar pelo escritório virtual para mudar de local. (E é surpreendente como até mesmo olhar para uma parte diferente de um escritório digital pode fazer com que ele pareça "novo"!)

Há também jogos integrados e maneiras de interagir com o Space, que funcionam como ótimos quebra-gelos para iniciar a chamada. 

Dicas de colaboração

O principal objetivo de qualquer reunião individual é que tanto o gerente quanto o subordinado direto saiam da mesma página. Se alguém não tiver clareza sobre o feedback dado ou sobre os resultados esperados do desempenho, isso só levará a uma maior confusão no futuro. 

A melhor maneira de evitar isso durante a reunião é fazer anotações compartilhadas, para que todos saibam exatamente o que é esperado. Isso ajuda a documentar a conversa em tempo real, para que você também tenha algo para consultar mais tarde. 

‍Parausuários do Gather :

Como qualquer outro aplicativo de reunião virtual, você sempre pode abrir um Google Doc e compartilhar sua tela enquanto faz anotações. 

Você também pode usar um quadro branco em Gather, que oferece um espaço compartilhado para digitação ou desenho em conjunto. Você pode fazer o download das anotações ou deixá-las para serem revisadas no espaço mais tarde. 

‍(Só não se esqueça de "limpá-lo" se estiver discutindo algo confidencial, caso contrário, qualquer pessoa pode chegar e ver suas anotações, como em um quadro branco de verdade).

Como se conectar fora do ambiente 1:1

Conversas individuais difíceis podem deixar os funcionários remotos se sentindo... estranhos. Na medida do possível, tente se manter acessível pelo resto do dia via Slack e tente manter sua agenda aberta para conversas de acompanhamento. 

Você também pode considerar a possibilidade de entrar em contato proativamente apenas para verificar como estão as coisas. Esse rápido ponto de contato pode ajudar muito a diminuir qualquer sentimento de isolamento ou solidão que surja após a ligação. 

‍Parausuários do Gather :

Vocês terão a oportunidade de voltar para suas mesas juntos ou, pelo menos, de se verem no escritório virtual durante o resto do dia. 

Isso também pode lhe dar uma ideia de como a pessoa está se sentindo. Ela se juntou aos amigos no local de coworking como de costume ou ficou isolada em sua mesa o resto do dia? 

Durante muito tempo, os gerentes remotos não tiveram esse tipo de percepção, mas o site Gather traz de volta a visibilidade do desempenho da sua equipe.

Reuniões virtuais de standup ou de status

Essas reuniões geralmente ocorrem com um pequeno grupo, seja uma equipe dentro da organização ou, às vezes, um grupo multifuncional trabalhando em um projeto em conjunto. As reuniões de standup geralmente ocorrem em uma frequência regular com uma agenda regular, como uma verificação diária do status ou uma revisão quinzenal do progresso. 

A repetição pode aumentar a produtividade porque os participantes da reunião sabem exatamente o que se espera deles, mas isso também pode fazer com que essas reuniões pareçam mundanas e pouco inspiradoras. As reuniões de standup costumam ser as primeiras a serem criticadas com a frase "Isso poderia ter sido um e-mail", portanto, é seu trabalho garantir que elas agreguem valor a todos os presentes. 

Como se preparar

Seja bem específico sobre as informações que deseja compartilhar durante uma reunião. Por exemplo, para uma reunião semanal da equipe, você pode pedir que cada pessoa compartilhe:

• 1-3 prioridades para a semana
• 1 coisa em que eles estão bloqueados ou com a qual precisam de ajuda
• 1 insight ou vitória da semana passada

Ter um formato estruturado facilita a preparação de todos, garante que nenhuma pessoa ocupe muito tempo da reunião e dá a todos a chance de falar. 

Para usuários do site Gather : 

Use seu espaço para incentivar a estrutura de standup de uma forma mais envolvente. Por exemplo, compartilhe atualizações com base na cadeira em que eles estão ao redor da mesa (no sentido horário, por exemplo). 

Uma ideia: Coloque três tapetes no chão, um verde, um amarelo e um vermelho. Peça aos participantes que se posicionem em cada um deles para comunicar como estão se sentindo em relação ao progresso desta semana. 

• Verde = Bom, no caminho certo
• Amarelo = Ok, em andamento
• Vermelho = Preocupado, bloqueado

Se todo o seu grupo estiver no tapete vermelho, você não precisará nem ouvir as atualizações para saber que as coisas estão fora dos trilhos. Isso adiciona uma fila visual agradável, além das atualizações verbais ou escritas. 

Dicas de agendamento

As reuniões de standup geralmente acontecem em uma frequência acordada, portanto, é mais fácil simplesmente configurar um evento recorrente no calendário para que você não precise agendar manualmente essas chamadas todas as vezes. 

Tente encontrar um horário em que todos possam participar sem ter que reagendar outras chamadas ou interromper o tempo de concentração. As manhãs, o final do dia ou logo antes ou depois do almoço são geralmente bons horários para reuniões recorrentes. 

‍Parausuários do Gather :

Algumas equipes usam as reuniões em pé principalmente para ter um tempo cara a cara com todos da equipe, quando, na realidade, as atualizações poderiam ser por e-mail. 

Gather é excelente porque facilita a comunicação informal com sua equipe. Como você pode trabalhar em conjunto, ir até a mesa das pessoas ou simplesmente ver todos se movimentando no escritório virtual, talvez você consiga mudar totalmente para as apresentações escritas digitalmente e ainda se sentir conectado à equipe.

‍Todosadoram o herói da equipe que é capaz de remover uma reunião do calendário!

Mantenha-o interessante

Uma maneira fácil de quebrar a monotonia de standups recorrentes é adicionar um jogo de 5 minutos no início. Você aprenderá mais sobre seus colegas de trabalho, dará início a alguns pensamentos criativos e ajudará todos a se familiarizarem com a conversa. 

‍Parausuários do Gather :

Use seu escritório virtual para facilitar um quebra-gelo. Veja este exemplo de uma sala "Rose, Bud, Thorn", por exemplo.

O quebra-gelo Rose, Bud, Thorn é uma maneira criativa de refletir com sua equipe e compartilhar o que está em sua mente, com base nas instruções visuais. 

Ao passar de uma sala para outra, veja como seria sua discussão: 

• Rosa: O que foi bonito ou o que deu certo? Com o que você está animado ou orgulhoso? 
• Broto: O que está florescendo em breve ou o que está no horizonte? O que está por vir e pelo qual você está ansioso? 
• Espinho: O que está doendo neste momento ou o que está sendo difícil para você? E como nós podemos ajudar? 

Dicas de colaboração

Com as apresentações, é fácil para cada um fazer sua própria atualização e ficar meio que desligado enquanto os outros falam. Para evitar isso, use um auxílio visual (como um Google Doc ou Slides compartilhado) que as pessoas possam comentar e consultar antes e depois da apresentação.  

‍Parausuários do Gather :

Gather permite que várias pessoas compartilhem sua tela ao mesmo tempo. É uma maneira fácil de qualquer pessoa compartilhar informações adicionais sem interromper o fluxo geral da apresentação.

Como se conectar fora do standup

Fora das reuniões, é comum que o grupo que está realizando a reunião tenha um canal correspondente no Slack, um projeto no Asana, um banco de dados no Notion etc. 

Isso lhe dá outros pontos de contato para alcançar sua equipe nas outras ferramentas que você usa durante o dia. 

‍Parausuários do Gather :

Você já chegou ao final de uma chamada em grupo pelo Zoom e disse a uma única pessoa: "Ei, você tem um minuto para continuar?" 

Gather permite que você continue conversando naturalmente após o término da reunião. Não importa se vocês estão passeando juntos pelo escritório ou indo até a mesa de alguém, as conversas de acompanhamento não exigem uma segunda reunião ou a extensão da chamada original.

Brainstorms ou discussões virtuais

Brainstorms e reuniões baseadas em discussões são semelhantes a standups, pois geralmente envolvem um grupo, mas normalmente o tópico é diferente a cada vez, o que as torna naturalmente um pouco mais interessantes! 

A melhor coisa que você pode fazer para essas chamadas é fornecer o máximo de informações possível antes da chamada, para que todos estejam preparados para participar. 

Como se preparar

Documente tudo o que puder sobre o tópico (Qual é o problema a ser resolvido? O que foi feito no passado? Qual é o objetivo?) e envie essas informações aos participantes da reunião com pelo menos um dia de antecedência. 

Se você estiver apresentando novas informações pela primeira vez durante um brainstorming, é provável que precise agendar uma chamada de acompanhamento para que as pessoas tenham tempo de processar e sugerir ideias nas quais acreditam. 

Para usuários do site Gather :

Depois de criar o briefing do projeto, entregue-o nas mesas do Gather (por meio de um objeto com um link incorporado) um dia antes da reunião. Você também pode deixá-lo na sala de reunião que será usada, permitindo que as pessoas se dirijam a ele e dediquem algum tempo de preparação. 

Dicas de agendamento

Programe sua discussão com antecedência para que todos tenham tempo suficiente para analisar o contexto que você preparou, fazer suas próprias pesquisas e concluir suas tarefas semanais normais. 

E não force. Se todos estiverem se preparando para um grande lançamento na quarta-feira, não agende um brainstorming para um novo projeto na terça-feira - espere até o final da semana, quando o lançamento estiver concluído. 

Para usuários do site Gather :

O site Gather oferece visibilidade do que a sua equipe está fazendo, para que você possa tomar decisões estratégicas de agendamento (como transferir um brainstorming se estiver claro que ninguém teve tempo suficiente para se preparar).  

Mantenha-o interessante

Inicie a reunião com um exercício criativo. Isso ajudará a energizar os participantes e a criar um ambiente em que todos se sintam à vontade para compartilhar ideias. Afinal de contas, quer esteja fazendo um brainstorming ou tentando tomar uma decisão, você quer ter certeza de que todos têm o poder de expressar sua opinião (mesmo que sejam respostas bobas para um quebra-gelo no início).

Para usuários do site Gather :

Novamente, use o espaço virtual a seu favor. Um exercício divertido para esse cenário é facilitar um debate. Por exemplo, se houver seis pessoas em sua reunião, você poderá sentar-se em uma mesa com três cadeiras vermelhas e três cadeiras azuis. Todos os que estiverem nas cadeiras vermelhas deverão argumentar a favor de uma ideia, enquanto os que estiverem nas azuis argumentarão contra. 

Quando você adiciona o elemento do espaço "físico" às suas reuniões virtuais, você tem muito mais opções para facilitar as discussões e os exercícios criativos. 

Dicas de colaboração

O ideal é que essa reunião corra tão bem que as pessoas estejam compartilhando ideias a torto e a direito! Para garantir que tudo o que foi discutido seja documentado, você deve designar alguém para fazer anotações e pode até considerar gravar a reunião.

Para usuários do site Gather :

Um dos objetos incorporados ao Gather é um cronômetro Pomodoro. (Ele é alimentado pelo Cuckoo e se parece com um pássaro!) Esse objeto é útil para estabelecer um limite de tempo em seu brainstorming ou discussão, para garantir que você reserve tempo no final para discutir as próximas etapas. 

Como se conectar fora do brainstorming

As equipes remotas geralmente saem de um brainstorming ou de uma discussão sentindo-se inspiradas e conectadas. Tente manter essa energia fluindo fazendo o acompanhamento no Slack ou compartilhando os resultados do que foi decidido. 

Para usuários do site Gather :

Às vezes, você não precisa de uma reunião exclusiva para um brainstorming ou uma discussão completa, mas gostaria apenas de trocar ideias com alguém que não seja você mesmo. 

As equipes em Gather geralmente criam um espaço de coworking. Pense nele como o bebedouro ou a sala de almoço - um espaço onde o avatar de qualquer pessoa pode se sentar e conversar com outras pessoas. Esses espaços são perfeitos para esses brainstorms informais, especialmente com pessoas de fora da sua equipe imediata.

Virtual All hands ou Town Hall

Esses eventos em toda a empresa geralmente são organizados pela liderança ou pela alta gerência para manter toda a empresa atualizada sobre projetos, resultados e mudanças estratégicas. 

Geralmente, há poucos palestrantes em relação ao tamanho da videochamada, o que pode dificultar a interação entre os participantes. E como é nesse momento que geralmente são anunciadas as "grandes" atualizações da empresa, a sensação de isolamento quando o Town Hall termina é um grande risco. 

Como se preparar

Envolva seus gerentes intermediários. Eles são a linha direta para os colaboradores individuais em toda a empresa, o que lhes dá uma oportunidade única de reforçar a estratégia de toda a empresa ou tranquilizar a equipe após o anúncio de grandes mudanças. 

Ao preparar a pauta para a reunião All Hands, pense em como preparar seus gerentes também para as perguntas de acompanhamento que eles possam receber de suas equipes. 

Para usuários do site Gather :

Incorpore a agenda, os slides ou as gravações no espaço. Isso facilita a consulta posterior por qualquer pessoa da empresa ou a obtenção de uma prévia do que está por vir.  

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Dicas de agendamento

Depois de encontrar um horário que funcione para o All Hands, defina o evento da reunião recorrente e não o altere. A consistência é fundamental aqui, para que os funcionários saibam quando esperar a comunicação da equipe de liderança. 

E escolha uma frequência que aproveite ao máximo esse tempo juntos. Como todos os seus funcionários estarão presentes, essa é uma reunião cara. Faça com que ela seja importante!

Para usuários do site Gather : 

Certifique-se de adicionar o link para sua sala da Prefeitura ao evento de reunião recorrente. Em seguida, todos que tiverem vinculado o calendário do Google ao site Gather poderão clicar em "Take me there" (Leve-me até lá) para ir direto para a reunião. 

Isso ajudará a garantir que os funcionários nunca percam essa importante reunião com o restante da empresa!

Mantenha-o interessante

As reuniões da prefeitura não devem parecer palestras. Deixe a cultura de sua empresa brilhar! Mostre vídeos, compartilhe elogios de clientes e faça com que vários membros da equipe de liderança falem para envolver os membros de toda a empresa. 

Para usuários do site Gather : 

Reaja em tempo real além de postar mensagens no bate-papo. Jogue confete, comece a dançar ou dê um high-five em seus colegas de trabalho. Esses pequenos momentos de envolvimento os aproximarão ainda mais durante um All Hands, mesmo que o áudio e o vídeo estejam desligados. 

Dicas de colaboração

Incentive a participação de toda a empresa, mesmo que haja apenas alguns membros da equipe de liderança apresentando formalmente. Use o bate-papo para conversas paralelas e considere maneiras de se envolver antes da realização do Town Hall (como indicar colegas de trabalho para receberem uma mensagem ou enviar uma "vitória" para comemorarem juntos).

Para usuários do site Gather : 

Tem documentos importantes que você consulta durante o All Hands? Incorpore-os em objetos em todo o espaço, para que todos possam acessá-los facilmente sem precisar vasculhar o Slack ou o bate-papo. 

Por exemplo, nossa própria equipe usa um formulário do Google para coletar perguntas que são respondidas em uma sessão de perguntas e respostas no final do All Hands. O formulário está embutido em várias placas em nossa sala dedicada ao All Hands, o que facilita a consulta e a realização de perguntas. 

Como se conectar fora do All Hands

Um dos benefícios de uma reunião regular da Prefeitura é que os funcionários têm a chance de ver outras pessoas da empresa além daquelas com quem normalmente se encontram. 

Para promover esse sentimento fora de uma reunião com toda a empresa, considere criar uma cultura em que os funcionários sejam incentivados a se conectar com um membro aleatório da empresa a cada poucas semanas.(O Donut for Slack se tornou popular para isso).  

‍Parausuários do Gather :

Não há mais isolamento quando o Town Hall termina! Os funcionários podem continuar conversando na sala de reunião, voltar para suas mesas juntos ou simplesmente saber que não estão sozinhos ao ver os avatares de todos ao seu redor. 

O compartilhamento de notícias perturbadoras durante o All Hands? Gather também facilita aos gerentes ou à liderança a realização de "horas de expediente", ou seja, o tempo em que estão disponíveis para responder a perguntas particulares após um Town Hall. 

Embora, tecnicamente, você possa fazer isso sem Gather, é muito menos intimidador ir até a mesa de uma pessoa quando ela está sentada sozinha do que enviar uma mensagem do Slack para seu CEO pedindo para agendar 15 minutos do tempo dela. 

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Coworking virtual

Essas reuniões são menos uma reunião de fato e mais uma maneira de se sentir conectado aos seus colegas de trabalho remotos. Elas inspiram conversas multifuncionais, o que pode levar a melhores ideias e produtividade para toda a organização.  

Em geral, para as equipes remotas, é necessário marcar uma reunião para realizar uma sessão de coworking virtual. No entanto, se você estiver usando o Gather, poderá fazer isso naturalmente em todo o seu escritório virtual, sem necessidade de reunião. 

Como se preparar

Na verdade, a única preparação necessária para as sessões de coworking é que você anuncie aos outros quando elas estão acontecendo e como eles podem participar. 

No entanto, para que os outros as considerem agradáveis e produtivas, você pode preparar alguns quebra-gelos para manter a conversa ou concentrar a sessão em um tipo específico de trabalho para que todos estejam trabalhando em uma tarefa semelhante. (Uma sessão de coworking para suporte ao cliente, por exemplo, em que todos estão respondendo aos e-mails dos clientes juntos). 

‍Parausuários do Gather :

Adicione um espaço de coworking em seu escritório no qual as pessoas possam entrar a qualquer momento. Isso ajuda a eliminar a necessidade de preparar qualquer coisa, pois está sempre disponível como uma comodidade digital para uso. 

Uma mesa grande com muitas cadeiras funciona bem. Recomendamos colocá-la em um local central em seu escritório, de modo que seja fácil para todos verem quando outras pessoas estiverem lá. 

Dicas de agendamento

Não programe sessões de coworking durante o horário "nobre" das reuniões. Afinal de contas, você vai querer esse tempo para brainstorms mais importantes e chamadas estruturadas! O coworking é melhor em horários mais informais, como depois do almoço ou nas tardes de sexta-feira. 

‍Parausuários do Gather :

Achamos que é melhor ter dois tipos de espaços de coworking em seu escritório: uma zona silenciosa e uma zona social. Isso dá às pessoas a opção de escolher o tipo de espaço em que querem trabalhar com base na carga de trabalho e nas necessidades de comunicação de cada dia. 

‍ Os introvertidosadoram especialmente as zonas de silêncio, pois é uma maneira de se conectar pacificamente com outras pessoas sem tanta pressão para "falar" o tempo todo!

Mantenha-o interessante

As sessões de trabalho conjunto tendem a surgir naturalmente entre pessoas da mesma equipe. Para misturar as coisas, agende uma com outro departamento, como Marketing e Vendas. Isso lhe dá a chance de criar relacionamentos multifuncionais mais profundos.

‍Parausuários do Gather :

Com os espaços de coworking disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana no seu escritório Gather , há sempre a oportunidade de se conectar com alguém da sua equipe que você normalmente não conhece. Isso é naturalmente empolgante! 

No entanto, para garantir que essas áreas pareçam ainda mais especiais, considere projetá-las de forma diferente do restante do escritório. Por exemplo, você pode projetar sua área de coworking silenciosa para que se pareça com uma biblioteca e sua área social para que se pareça com uma praia. O ambiente digital pode ajudar a reforçar o tipo de comportamento que você deseja. 

Dicas de colaboração

Os elementos de colaboração mais importantes para o coworking virtual são garantir que o áudio, o vídeo e o bate-papo estejam funcionando, para que você possa se comunicar com as pessoas com quem está trabalhando. 

‍Parausuários do Gather :

Esse é outro ótimo momento para usar o cronômetro Pomodoro incorporado. Se a conversa no coworking estiver distraindo demais, considere a possibilidade de definir um cronômetro para o tempo de trabalho concentrado do grupo e, em seguida, fazer um intervalo juntos quando o tempo acabar. 

Como se conectar fora das sessões de coworking

É aqui que todas as suas outras ferramentas de trabalho entram em ação: Slack, Google Docs, Notion, etc. Fora de uma sessão de coworking, é provável que você esteja se comunicando com sua equipe por meio dessas outras ferramentas digitais. Você terá uma (pequena) sensação de "trabalho em conjunto" ao ver as notificações de atividades enchendo sua caixa de entrada. 

‍Parausuários do Gather :

Sinta-se presente com seus colegas de trabalho remotos sempre que quiser, sem necessidade de reuniões, coworking ou notificações. 

Ao olhar para o seu escritório Gather , você verá pessoas se movimentando e conversando entre si. Sem nunca ligar o vídeo ou ler todas as mensagens que precisa ler, você terá uma sensação de conexão com essas outras pessoas ao redor do mundo que estão trabalhando na mesma missão da empresa que você. 

Conclusão: É possível realizar reuniões envolventes para equipes remotas

Embora sempre haja ocasiões em que você queira reunir sua equipe distribuída no mesmo local (retiros trimestrais! reuniões anuais!), isso não significa que as reuniões devam ser uma batalha entediante durante o resto do ano. 

Se você quiser evitar a fadiga das reuniões e manter sua equipe remota feliz e envolvida, priorize a criação de um ambiente de reunião energizante. Com essas dicas, você conseguirá reengajar suas equipes nas chamadas de vídeo e realizar reuniões mais produtivas. 

E se você estiver interessado em adicionar uma camada totalmente nova de profundidade à colaboração virtual, experimente uma reunião em Gather hoje mesmo.