Com tantas empresas trabalhando remotamente, pode ser complicado cultivar a cultura de sua empresa e manter os funcionários amplamente dispersos engajados e alinhados com sua missão e visão. As reuniões virtuais da prefeitura (ou reuniões All Hands) se tornaram de importância crucial para criar uma cultura de comunidade e compartilhar resultados, metas e mudanças. Mas nem sempre é fácil manter seu público envolvido.
Aqui estão nossas melhores dicas sobre como tornar uma Prefeitura Virtual produtiva, envolvente e divertida. Mas, primeiro, vamos falar sobre o que é uma Reunião Virtual da Prefeitura.
O que é uma reunião virtual da prefeitura/reunião com todos os participantes?
Uma reunião da Prefeitura Virtual é um evento que abrange toda a empresa e é realizado on-line pela equipe de liderança ou de alta gerência para manter toda a empresa atualizada sobre projetos, resultados e quaisquer mudanças importantes na empresa. Na verdade, o termo vem das reuniões realizadas pelos políticos na prefeitura local para discutir a legislação ou os tópicos importantes que afetam a comunidade.
Atualmente, as prefeituras virtuais se referem a reuniões da empresa realizadas on-line, com a presença de todos os funcionários, seja como um evento de transmissão ao vivo ou uma reunião em vídeo com enquetes e sessões de perguntas e respostas. As prefeituras regulares são uma forma de comemorar as conquistas dos funcionários, compartilhar os valores da empresa e as atualizações comerciais, e podem melhorar o moral dos funcionários.
A importância das reuniões da prefeitura para empresas remotas
As reuniões on-line da prefeitura sempre foram uma maneira importante (e eficaz) de manter toda a organização informada e a par de marcos e mudanças importantes, mas isso é ainda mais importante quando as equipes trabalham remotamente.
As equipes que trabalham remotamente, seja em tempo integral ou parcial, significam que os funcionários estão geograficamente dispersos e torna-se quase impossível reunir toda a equipe no mesmo local e ao mesmo tempo. Sem reuniões regulares em toda a empresa, as equipes distribuídas podem perder a visão do panorama geral e começar a se sentir distantes da cultura da empresa. A realização de reuniões virtuais na prefeitura pode preencher essas lacunas.
Felizmente, com os avanços tecnológicos, há ferramentas muito inteligentes que as empresas podem usar para que os funcionários possam colher os benefícios da interação face a face, mesmo quando trabalham remotamente e em fusos horários diferentes, inclusive:
- Trabalhando juntos, separados: Quando as equipes estão geograficamente dispersas, reunir todos os seus funcionários pessoalmente pode ser caro e inconveniente. Com as ferramentas certas, uma equipe pode se envolver e colaborar em um ambiente virtual sem o incômodo da viagem.
- Aumento do envolvimento: As reuniões da prefeitura são uma ótima maneira de os funcionários conhecerem a alta gerência e fazerem perguntas, o que pode melhorar o moral. Uma boa experiência na prefeitura pode reforçar o senso de comunidade e cultura.
- Economia de custos: Muitas empresas reduziram o tamanho de seus escritórios ou acabaram com eles completamente, o que significa que talvez precisem gastar dinheiro com locais externos para realizar grandes reuniões. As reuniões virtuais da prefeitura evitam a necessidade de gastar dinheiro com um local, estacionamento, hotéis, despesas e refeições para os funcionários que viajam.
Práticas recomendadas para a realização de reuniões virtuais em prefeituras
Nem todas as reuniões virtuais da prefeitura são iguais. Se, apesar de seus esforços, os funcionários estiverem participando das prefeituras virtuais, mas não estiverem participando ou fazendo perguntas, talvez seja necessário repensar a maneira como você organiza esses eventos. Para aproveitar ao máximo sua prefeitura virtual e evitar a fadiga da reunião, você deve criar uma atmosfera informativa e envolvente.
Há algumas práticas recomendadas que você deve seguir ao preparar a reunião da prefeitura virtual:
- Trazer elementos de realismo
- Defina as regras de engajamento com antecedência
- Torne-o participativo
- Divirta-se!
- Evite problemas técnicos
- Use uma plataforma envolvente
Trazer elementos de realismo
O problema das reuniões no estilo Zoom é que elas não são muito interessantes e não se parecem com a vida real. Em vez de se misturar e contribuir, geralmente há momentos de silêncio e pausas incômodas. Se você puder, faça com que o espaço pareça mais orgânico e natural.
Gather Dica de design: Ao criar uma sala para suas reuniões All Hands, adicione mesas e cadeiras para que as pessoas possam se sentar em pequenos grupos. Isso incentivará seus colegas de equipe a se misturarem antes e depois da apresentação oficial.
Defina as regras de engajamento com antecedência
A eficiência é fundamental. Peça aos membros da equipe que não façam várias tarefas durante a reunião para aproveitar ao máximo a experiência. Informe aos funcionários que haverá uma oportunidade de fazer perguntas no final para evitar interrupções. Às vezes, a melhor maneira de aumentar o envolvimento dos funcionários é garantir que as expectativas sejam definidas antecipadamente.
Torne-o participativo
Boas conversas não são eventos unidirecionais. Certifique-se de que os funcionários possam contribuir por meio de elementos interativos, como enquetes ao vivo, perguntas e respostas e até mesmo jogos ou salas de discussão.
As reuniões da prefeitura podem ser a única oportunidade que os membros da equipe têm para levantar preocupações ou fazer perguntas à sua equipe de liderança sênior (ou comemorar uma grande vitória juntos!), portanto, certifique-se de que eles tenham ampla oportunidade de participar.
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Divirta-se!
As reuniões da prefeitura não devem se assemelhar a palestras ou coletivas de imprensa. Divirta-se e traga um pouco de sua cultura para o espaço com recursos visuais, imagens, jogos de 5 minutos e quebra-gelos. Isso define o tom e acrescenta o sabor da cultura de sua empresa desde o início. Se a prefeitura parecer menos roteirizada e formal, seus funcionários se sentirão mais inclinados a contribuir.
Evite problemas técnicos
Uma reunião de prefeitura significa que toda a empresa está presente... juntamente com cães latindo, caminhões apitando e comentários de celulares. Certifique-se de que é possível reproduzir vídeos, compartilhar slides e telas e silenciar os participantes, se necessário. Há muitas plataformas de eventos virtuais que podem ajudá-lo a criar uma boa experiência com o mínimo de interrupção.
Use uma plataforma envolvente.
Isso pode parecer óbvio, mas se você quiser organizar uma reunião virtual envolvente, deverá usar uma plataforma envolvente. Tecnicamente, o Zoom, o Skype e o Google Meet funcionam, mas não foram projetados para interação social e participação em grupo. Usar uma ferramenta criada para ser envolvente para empresas remotas (como o Gather) é a melhor maneira de deixar sua equipe empolgada com o que você tem a dizer.
Ao criar um escritório virtual em Gather, você pode criar uma sala dedicada para as reuniões da Prefeitura. Isso não só funciona muito bem para sediar a reunião em si, mas também dá a todos a chance de se misturar antes e depois do All Hands. É fácil conversar com as pessoas que estão ao seu lado, sair da reunião juntos e continuar as conversas na mesa virtual de alguém.
Gather pode criar espaços de reunião interessantes, oportunidades para formação de equipes e diversão, além de um ambiente de colaboração caloroso e orgânico.
Conclusão
Se você está procurando uma maneira de tornar suas prefeituras mais interessantes e envolventes, sua próxima parada deve ser Gather. Gather foi projetado para ajudar as equipes remotas a criar conexões significativas, independentemente da localização física. A realização do All Hands em seu próprio escritório virtual personalizado ajudará a captar e manter a atenção do público sem desviar a atenção da mensagem principal. O melhor de tudo é que é gratuito para equipes pequenas!
