Mais de 10.000 organizações remotas, de startups a empresas da Fortune 500, criaram escritórios virtuais em Gather. Com base em suas experiências, criamos este guia de práticas recomendadas para ajudá-lo a lançar um piloto bem-sucedido.
Etapa 1: Planeje os detalhes
Antes de lançar o piloto, decida quem participará, quando e por que você está experimentando o Gather (isso ajudará na avaliação posterior).
Quem incluir: Selecione equipes que colaboram com frequência, como dois pods de engenharia ou uma equipe de engenharia e uma equipe de produto.
- Para menos de 50 pessoas, comece com nosso teste gratuito de 30 dias.
- Para mais de 50 pessoas, entre em contato conosco para discutir um piloto personalizado.
Quando começar: A qualquer momento. O importante é que você tenha comunicado as expectativas à sua equipe para que todos possam se comprometer totalmente com o piloto.
Saiba o seu "porquê": Analise os benefícios de um escritório virtual e considere o que você espera melhorar na cultura da sua equipe. Mantenha essas metas em mente durante todo o piloto e a fase de avaliação.
Etapa 2: Compartilhe o plano
Antes do lançamento do piloto, dê à sua equipe um contexto sobre o Gather e por que você o está testando. Aqui está um modelo de anúncio que você pode copiar e colar.
No anúncio, inclua:
- Um resumo do site Gather e o motivo de sua implementação.
- Expectativas, incluindo a realização de todas as reuniões em Gather e a manutenção do aplicativo aberto durante o horário de trabalho.
- Instruções para começar. Aqui está um modelo de guia de integração criado para você personalizar e compartilhar.
Etapa 3: Convide e integre a equipe
Faça isso durante o horário comercial, quando você (como administrador) puder estar no escritório virtual para receber as pessoas e ajudá-las a se instalar.
Para adicionar membros, abra o Painel de participantes (o ícone de pessoas na barra de navegação inferior) e clique em Convidar na parte superior do painel. Use Convidar por link para copiar um URL que você pode compartilhar no Slack, e-mail etc.(Clique aqui para obter o guia completo).
Depois de enviar os convites, todos devem seguir cinco etapas essenciais para concluir a integração. Passe essa lista para a sua equipe para garantir uma experiência piloto tranquila:
- Faça o download do aplicativo para desktopGather para ter acesso fácil ao seu escritório e obter o melhor desempenho
- Conecte um Calendar para agendar e participar de reuniões em Gather easilysome text
- Mova as reuniões existentes para Gather para que não haja confusão sobre onde participar de uma chamada
- Reivindique uma mesa para "sentar" ao lado dos colegas de equipe, como em um escritório físico
- Defina as permissões do sistema para que o Gather acesse o microfone e a câmera e grave telas para compartilhamento de tela
Etapa 4: Trabalhar em Gather
É hora de começar a usar o escritório juntos. Passem pelas mesas uns dos outros, façam reuniões e colaborem em projetos.
Práticas recomendadas para aproveitar ao máximo seu escritório durante o piloto:
- Realizar todas as reuniões programadas regularmente em Gather. Isso inclui reuniões de departamento, standups, reuniões individuais, reuniões gerais, etc.
- Mantenha o Gather aberto mesmo que não esteja falando com ninguém. Permanecer no escritório virtual ajuda os outros a ver quem está disponível para colaboração em tempo real.
- Inicie conversas acenando. Essa ação é uma boa maneira de mostrar a alguém que você quer conversar.
- Planeje um evento social para a tarde de sexta-feira. Corram uns contra os outros no Grande PrêmioGather ou escolham um local para socializar. (Experimente estas ideias de 5 minutos para quebrar o gelo).
- Inicie uma sessão aberta de coworking. Escolha uma área de reunião e envie uma mensagem de bate-papo para o escritório convidando outras pessoas a se juntarem a você na próxima hora.
- Colaborar com parceiros multifuncionais. Se estiver iniciando o piloto com um único departamento, mas planeja expandi-lo para toda a organização, as reuniões multifuncionais são uma ótima maneira de apresentar a Gather a outras pessoas.
- Peça feedback à sua equipe durante o piloto. Há áreas de reunião suficientes? O mapa de assentos faz sentido? Faça uma pesquisa com a sua equipe durante o piloto e implemente o feedback para obter a melhor experiência.
Lembre-se: Gather é uma nova maneira de trabalhar e é normal que, no início, pareça forçado. No entanto, à medida que sua equipe criar o hábito de abrir o Gather todos os dias e conversar entre si no escritório virtual, essa nova forma de conexão começará a parecer natural.
Etapa 5: Avaliar o piloto
Para avaliar o Gather, execute três ações: faça uma pesquisa com sua equipe, analise o Insights Dashboard e compile os resultados.
1. Faça um levantamento da equipe
Faça estas cinco perguntas para medir a produtividade, o envolvimento, a conexão e o sentimento geral sobre Gather.
- Gather tem me ajudado a agendar menos reuniões.
- Discordo totalmente
- Não concordo
- Neutro
- Concordar
- Concordo totalmente
- Gather me ajudou a me sentir mais envolvido com a [nome da empresa].
- Discordo totalmente
- Não concordo
- Neutro
- Concordar
- Concordo totalmente
- Gather me ajudou a me sentir mais ligado aos meus colegas de equipe.
- Discordo totalmente
- Não concordo
- Neutro
- Concordar
- Concordo totalmente
- De modo geral, qual é o seu grau de satisfação com a experiência de usar o site Gather?
- Muito insatisfeito
- Insatisfeito
- Nenhum dos dois
- Satisfeito
- Muito satisfeito
- Por que você forneceu essa classificação? Sinta-se à vontade para falar sobre o que você gostou, o que não gostou e o que espera ver em relação à sua experiência com o Gather. [opcional]
2. Revisar o Insights Dashboard
Explore o Insights para ver como sua equipe usou o Gather durante o piloto.
Recomendamos consultar esses quatro gráficos:
- Membros ativos semanais: O número médio de pessoas que usaram ativamente o Gather a cada semana.
- Número de conversas de usuários: O número total de conversas em seu escritório.
- Duração média da conversa: Se você vir um número pequeno aqui, isso é bom - é um sinal de interações rápidas. A conversa média em Gather tem 10 minutos de duração, em comparação com 52 minutos no Zoom.(Fonte)
- Duração da conversa: Observe a porcentagem de conversas com menos de 10 minutos. Essa métrica é outro sinal de colaboração rápida em vez de dependência de reuniões formais.
3. Combine os dados e compartilhe os resultados
Analise o feedback da pesquisa e as métricas do Insights para construir seu caso para Gather. Combine os dados com as citações dos funcionários para obter o quadro completo de sua experiência piloto.
Use este modelo para compartilhar seus resultados:
Testamos o Gather por [período de tempo] com [Gráfico de Insights - Membros ativos semanalmente] membros.
Das conversas do [Insights Chart - Number of User Conversations], nossa duração média de reunião foi de apenas [Insights Chart - Median Conversation Length], e [Insights Chart - Conversation Length] das conversas foram menores do que 10 minutos - dois sinais de produtividade de que as pessoas puderam colaborar rapidamente.
Depois de pesquisar a equipe, [Pergunta da pesquisa 1] conseguiu agendar menos reuniões. A [Pergunta da pesquisa 2] se sentiu mais envolvida com a [Nome da empresa] e a [Pergunta da pesquisa 3] se sentiu mais conectada com seus colegas de equipe.
No geral, [Pergunta da pesquisa 4] da equipe estão satisfeitos com Gather. Exemplos de feedback: [Pergunta da pesquisa 5]
"Citação 1"
"Citação 2"
"Citação 3"
Oficialize o escritório virtual
Se você estiver pronto para comprar o Gather, inicie sua assinatura.
Se precisar de ajuda para configurar um plano empresarial ou expandir para mais pessoas da sua equipe, entre em contato conosco. Ajudamos milhares de organizações (de startups a empresas da Fortune 500) a lançar escritórios virtuais em Gather e gostaríamos de ajudar a sua.