A primeira semana da sua equipe em Gather

Bem-vindo ao site Gather!

Você já trabalhou em um escritório físico? Normalmente, as conversas são improvisadas. Você e seus colegas de equipe podem se encontrar na máquina de café, conversar no bebedouro ou parar nas mesas uns dos outros para conversar. 

Gather traz esses momentos de acaso e a comunicação natural para sua experiência de trabalho remoto. Ao contrário de outras ferramentas, você não precisa parar o que está fazendo, comparar seu calendário com o de seus colegas de trabalho e descobrir um horário que funcione para vocês se encontrarem. 

Em vez disso, basta ir até a mesa de alguém em seu espaço virtual para iniciar uma conversa ou sentar-se em uma área de trabalho conjunto para colaborar instantaneamente. Você pode entrar em uma área privada e conversar individualmente ou reunir-se com toda a sua equipe sem atrapalhar o trabalho das pessoas ao seu redor. 

Ao explorar o site Gather, você aumentará a produtividade com ferramentas de reunião e colaboração integradas ao seu escritório virtual. Você poderá até mesmo organizar reuniões sociais para que os novos contratados conheçam os funcionários, para que sua equipe jogue jogos juntos ou para receber os clientes no horário de expediente virtual. 

‍Nesteguia, ajudaremos você a transferir sua equipe para o novo escritório virtual e a se preparar para a primeira semana em Gather. ‍

Dia 0 - Planeje a mudança

Antes de realmente convidar toda a sua equipe para o escritório Gather , há algumas etapas que recomendamos para garantir que você esteja preparado para o sucesso no primeiro dia e depois. 

Crie seu escritório 

A maioria das equipes prefere começar com um de nossos modelos e fazer pequenas alterações para personalizá-lo. Por exemplo, você pode adicionar seu logotipo à entrada, adicionar ou remover mesas para acomodar o tamanho específico da sua equipe e criar áreas de reunião personalizadas. 

‍Aoescolher um modelo, faça a si mesmo as seguintes perguntas:

• Quantas pessoas estarão no escritório?
• Com que frequência e/ou para que finalidade a equipe o utilizará? (Diariamente, semanalmente, mensalmente; para trabalho em equipe, reuniões, refeições, encontros sociais, etc.)
• Que tipo de cultura empresarial eu quero desenvolver neste espaço?
• Que atmosfera ou estética geral eu quero para meu escritório?
• Que tipos de áreas e objetos são importantes para a minha equipe?

‍Observação: Embora você possa escolher qualquer tamanho de modelo para qualquer tamanho de equipe, recomendamos que o número de pessoas que estarão no espaço seja o mesmo. Se você tiver uma equipe de 50 pessoas em um modelo para 10, o espaço parecerá lotado. Por outro lado, se você estiver em um escritório para 150 pessoas, ele parecerá grande demais. Combine o tamanho da sua equipe e o espaço parecerá perfeito! 

Você também pode usar o Mapmaker para projetar um layout personalizado desde o início, mas a maioria das equipes gosta de personalizar o escritório com o tempo, à medida que usam o espaço juntas. 

‍Seja qual fora opção escolhida, recomendamos que você tenha áreas em todo o mapa para :

• Cada pessoa deve ter sua própria mesa
• Cada departamento deve ter um grupo de mesas juntas
• Reuniões 1:1
• Reuniões de pequenos grupos
• Reuniões com toda a empresa
• Coworking social 
• Coworking silencioso

Nossos modelos e a ferramenta Mapmaker personalizada facilitam a criação do design do escritório dos seus sonhos! E, à medida que a sua equipe continua a crescer, você sempre pode atualizar para um espaço maior ou redesenhar o seu mapa a qualquer momento.

‍Procurandoinspiração de design para áreas de reunião no site Gather ? Dê uma olhada neste artigo.

Criar um mapa de assentos

Agora que você sabe como é o design do seu escritório, recomendamos a criação de uma planta baixa para que todos os membros da sua equipe saibam para onde ir quando entrarem no espaço. 

No mínimo, atribua equipes a grupos de mesas. Se quiser ser mais detalhado, você pode trabalhar com os gerentes para que eles atribuam mesas aos indivíduos de suas equipes. 

Identifique seu escritório

Quando o design e o mapa de assentos estiverem prontos, adicione etiquetas de texto em todo o espaço para ajudar todos a navegar.

Por exemplo, você pode adicionar um rótulo "Engenharia" ao lado da mesa da equipe ou "Sala de descanso" ao lado da área de coworking social. 

Para adicionar rótulos, abra o Seletor de objetos e selecione "Inserir texto". Basta digitar o que você precisa que o rótulo diga e, em seguida, você pode colocá-lo no mapa como qualquer outro objeto. 

Designe seus campeões do Gather

Quem são seus campeões do Gather ? Bem, se você está lendo isto agora, provavelmente é um deles!

Antes de trazer toda a sua equipe para o Gather, é útil começar com um grupo menor. Dessa forma, há algumas pessoas familiarizadas com a plataforma que podem ajudar a responder perguntas e criar entusiasmo na sua equipe. 

Escolha seus campeões e dê a eles uma oportunidade inicial de participar do Espaço. Você pode até consultá-los sobre algumas das decisões que já discutimos, como o design do escritório ou o mapa de assentos. 

Também convidamos você a participar da comunidade Slack doGather Remote Work para conhecer outros campeões do Gather que pensam da mesma forma e compartilhar práticas recomendadas. Na comunidade, damos a você uma prévia dos próximos recursos, conteúdos e campanhas.

Inscreva-se para uma assinatura

Se a sua equipe for pequena, você poderá continuar com um plano gratuito. Se estiver criando um escritório virtual grande, precisará adquirir uma assinatura mensal para que todos possam estar no espaço ao mesmo tempo. 

‍Vocêpode ver os preços aqui. 

Prepare-se para convidar todo mundo!

Os lançamentos mais bem-sucedidos do Gather começam com uma semana intencional planejada em seu novo espaço virtual. Para realmente convidar sua equipe para o Gather, tudo o que você precisa é de uma lista de endereços de e-mail. Reúna a lista agora para que você esteja pronto para enviar os convites no Dia 1. 

Uma observação rápida sobre permissões de usuário

Ao convidar sua equipe para o Space Gather , você os convidará como membros. Depois que eles entrarem no espaço, você poderá conceder-lhes acesso de administrador ou construtor em Settings > Space > User Roles (Configurações > Espaço > Funções do usuário). 

Aqui está a diferença entre cada função:

• Os administradores têm controle total do espaço. Eles podem adicionar/remover todos os objetos, alterar o mapa e convidar/remover membros do espaço. Recomendamos que você limite o número de pessoas com permissões de administrador. (Talvez apenas os Campeões que você identificou na sua equipe!)  
• Os construtores têm acesso ao modo Build e ao Mapmaker. Eles podem adicionar/remover todos os objetos e alterar o mapa. Recomendamos que você habilite isso por um tempo limitado durante a primeira semana da equipe. Isso dará a eles a liberdade de personalizar totalmente seus espaços de trabalho (como colocar uma mesa de cor diferente), mas também limita a chance de alguém excluir acidentalmente uma sala de reunião importante. 
• Os membros podem usar a Build Tool para adicionar/remover seus próprios objetos. Essa função ainda permite alguma personalização da mesa, mas bloqueia a capacidade de alguém da sua equipe excluir objetos que você adicionou ou que foram colocados lá pelo modelo. 

Para saber mais sobre permissões de usuário, leia este documento de ajuda.

Dia 1 - Dia da mudança!

Agora que seu escritório está montado, é hora de estimular sua equipe e aproveitar o espaço juntos! 

Para o Dia 1, aqui está o que você deve planejar fazer:

Anuncie seu escritório 

Faça um anúncio à sua equipe para dar início à sua primeira semana em Gather. Dependendo de como sua empresa faz a comunicação interna, talvez você queira anunciar por e-mail, Slack, Slides ou verbalmente durante uma reunião ou Town Hall. Aqui está um exemplo de mensagem que você pode usar e adaptar à sua equipe:

Olá a todos!

Nesta semana, trabalharemos juntos em um espaço digital personalizado para Gather.

Gather torna as interações virtuais mais humanas. À medida que nossos avatares se movimentam pelo espaço, usaremos áudio e vídeo espaciais para dizer "oi" uns aos outros nos corredores virtuais, conversar durante e entre as reuniões e até mesmo jogar jogos casuais.

Poderemos personalizar nossos avatares individuais, mesas e salas de reunião em nosso persistent Space. Há também recursos de produtividade, incluindo áreas privadas para reuniões, modos de foco em sua mesa e uma integração com o Google Agenda para que possamos participar de reuniões com um clique. 

Verifique seu e-mail para receber um convite para o novo escritório. Ou, você também pode clicar no link aqui: [link]

Em seguida, apresentarei uma rápida lista de verificação de integração. Se tiver alguma dúvida, entre em contato comigo!

Convide sua equipe

Se você reuniu os endereços de e-mail da sua equipe, agora é a hora de usá-los! 

Selecione o menu principal (com as uvas no canto inferior esquerdo!), selecione Invite (Convidar) e digite os endereços de e-mail que deseja convidar para serem membros.

Você também pode compartilhar o link do seu Space diretamente, copiando-o e colando-o. Recomendamos que você ainda envie um convite por e-mail para que sua equipe tenha uma referência fácil em suas caixas de entrada.

Junte-se ao espaço

As pessoas que têm experiência com videogames sentem-se particularmente à vontade em mundos virtuais e espaços digitais como o Gather. Mas descobrimos que até mesmo as pessoas que são novatas no metaverso entendem rapidamente como funciona um espaço no Gather , especialmente quando outros membros da equipe estão presentes. 

Agende a primeira vez em que todos se encontrarão em seu escritório e você verá o que queremos dizer!

Escolha um local e reúna todos. Você verá o áudio e o vídeo espaciais serem ativados à medida que os membros da equipe se movimentam com as teclas de seta do teclado!

Às vezes, é ótimo ter opções adicionais para se envolver no espaço, seja em uma reunião ou socializando com colegas de trabalho. Aqui estão alguns de nossos pequenos atalhos favoritos para diversão:

• Use as teclas de seta ou as teclas "WASD" para se movimentar pelo espaço
• Use o teclado numérico para reagir com emojis (Dica: você pode personalizar esses atalhos!)
• Pressione "F" para jogar confete
• Pressione "Z" para fazer seu avatar dançar
• Pressione Command + "U" para entrar no modo Não perturbe. (Ótimo para quando você estiver concentrado no trabalho ou se afastar da sua mesa, para que os colegas de trabalho saibam que devem voltar mais tarde!)

Faça uma visita ao escritório

Esta é uma oportunidade de mostrar à sua equipe como o Gather funciona e explorar o espaço juntos. Você deverá abordar as noções básicas de trabalho no Gather, incluindo: 

• Percorrer seu espaço e indicar como cada área pode ser usada.
• Demonstração de como personalizar seu personagem e usar o Object Picker, para que a equipe fique entusiasmada com a possibilidade de personalizar sua experiência.
• Mostrando como as conversas com áudio e vídeo funcionam por proximidade, em mesas e em áreas privadas. 
• Apresentando o painel Participantes, que lista a localização dos colegas de trabalho no Office e tem recursos para encontrá-los, segui-los ou pedir que participem de sua reunião. 
• Convidar convidados e dar a eles acesso por tempo limitado. (Especialmente importante se você planeja trazer clientes ou candidatos para o seu espaço).

Compartilhe a lista de verificação de integração

Aqui estão as ações que cada membro da sua equipe deve realizar no Dia 1. Sinta-se à vontade para copiar/colar e ajustar conforme necessário. 

• Entre no espaço - Todos já devem ter recebido o convite em suas caixas de entrada, ou você pode participar por meio deste link: [link]
• Conecte seu Google Calendar - Isso mostrará os eventos do seu calendário diretamente no site Gather, facilitando a caminhada até a próxima reunião no escritório com um clique. 
• Instale a extensão do ChromeGather Meetings - Ela oferece a melhor maneira de agendar e compartilhar reuniões no Gather. Com a extensão, você pode adicionar links de reuniões do Gather aos seus eventos do Google Agenda. A extensão escolherá automaticamente uma área disponível em nosso espaço com capacidade suficiente para receber todos os convidados. 
• Reivindique e decore sua mesa! - Aqui está um guia sobre como fazer isso, além de exemplos para inspiração.
• Mantenha o site Gather aberto durante todo o dia - Dessa forma, as pessoas podem passar pela sua mesa para fazer perguntas rápidas, como em um escritório de verdade! Se estiver ocupado, use o modo Não perturbe para que as pessoas saibam que você "está com os fones de ouvido". 

‍Dica profissional: organize um almoço de trabalho em que todos possam decorar suas mesas ou construir juntos suas áreas de equipe. Quanto mais cedo você começar a personalizar seu espaço, mais ele parecerá parte da sua equipe! 

Dias 2 a 4 - Hora de se instalar

Eba! Todos foram transferidos para seu escritório virtual e estão prontos para manter conversas programadas e espontâneas. Vamos manter esse navio navegando e começar a construir a cultura da equipe e da empresa!

A melhor maneira de fazer isso é estabelecer uma rotina e uma estrutura com reuniões em Gather, e planejar eventos no seu Espaço Gather que reúnam as pessoas ao mesmo tempo. (Afinal de contas, se você estiver sentado no escritório sozinho, não é muito divertido!) 

Use as seguintes ideias e tente trazer todos para o espaço pelo menos uma vez por dia. Se a sua equipe estiver distribuída em todo o mundo, lembre-se dos fusos horários e programe vários eventos para que todos tenham a chance de participar e se encontrar no escritório. 

Mover reuniões recorrentes para Gather

Reuniões diárias, reuniões individuais e reuniões semanais da equipe podem ser realizadas em Gather agora. E quanto mais cedo todos adicionarem um link de reuniãoGather aos convites recorrentes do calendário, mais cedo você criará essa rotina de colaboração em Gather. 

Faça com que seus campeões e/ou líderes permaneçam em Gather durante todo o dia

Liderar pelo exemplo. Quando os principais gerentes e líderes transferem suas reuniões para o site Gather e permanecem no espaço durante todo o dia, suas equipes também permanecerão. 

Incentive-os a ficar nos espaços de coworking ou a iniciar conversas nas mesas das pessoas para ajudar todos a se acostumarem com esse novo método de comunicação. 

Planeje um evento social ou um quebra-gelo para a equipe

Embora o Gather torne o trabalho divertido, planejar um evento social é um ótimo quebra-gelo! Você pode projetar rapidamente um roof top ou um tiki bar e planejar uma confraternização, completa com nossos jogos integrados do Gather . Você também pode escolher um modelo de escritório de sua preferência e adicionar alguns jogos em uma sala de descanso ou outra área casual. 

Planeje hospedar sua equipe All Hands em Gather

Seu novo escritório virtual é o local perfeito para realizar as sincronizações de departamento ou as reuniões de toda a empresa. A melhor parte é que é fácil continuar as conversas antes ou depois da reunião, enquanto todos voltam para suas mesas ou permanecem na sala All Hands. 

Confira este guia prático da central de ajuda específico para as reuniões do All Hands em Gather!

‍Umapalavra de cautela: Não sinta que precisa agendar muitos eventos para que sua equipe entre no Gather. Parte do benefício é que as pessoas podem continuar conversando fora das reuniões e colaborar organicamente à medida que se movimentam pelo espaço durante o dia. Afinal de contas, o objetivo não é causar fadiga nas reuniões, mas sim criar um ambiente colaborativo e energizante que reúna sua equipe remota!

Dia 5 e além - Transformando seu espaço em sua casa

Manter uma cultura de ajuda dentro da sua empresa fará com que as equipes se sintam apoiadas enquanto se adaptam ao novo espaço.

Defina as "Regras da Casa" da sua equipe 

Você deve acenar para uma pessoa antes de ir até a mesa dela? Manter os vídeos desligados quando estiver na Quiet Coworking Zone? Tentar estar no site Gather em determinadas horas do dia? 

Cada escritório Gather funciona de forma um pouco diferente - e isso faz parte da diversão! À medida que sua equipe se acomoda, você começará a definir hábitos e diretrizes sobre como usar o espaço. Documente essas regras e compartilhe-as continuamente com a sua equipe, especialmente com os novos contratados, assim que eles entrarem. Aqui está uma inspiração.

Envie uma pesquisa de feedback 

É normal que a sua equipe faça muitas iterações no seu escritório Gather nos primeiros 30 dias. Aproveite isso e envie uma pesquisa rápida à sua equipe para saber o que está funcionando e o que não está. Isso pode ajudá-lo a fazer mudanças rápidas para que seu escritório virtual funcione melhor para todos!

‍Aquiestá um exemplo de pesquisa que você pode enviar :

• O que você gosta em nosso escritório Gather ? 
• O que você não gosta em nosso escritório Gather ?
• Para que você usa nosso escritório Gather ? 
• Há algo que você gostaria de fazer em nosso escritório Gather e que não pode (ou não sabe como fazer?) 

‍Sinta-seà vontade para nos enviar comentários sobre o produto a partir dessa última pergunta!

Apoie-se em Gather champions

Seus campeões internos podem ajudar a compartilhar e definir as melhores práticas em toda a sua equipe e coletar feedback de diferentes áreas da organização. 

Nossa Comunidade Slack de Trabalho Remoto tem Gather Champions de diversos setores e tamanhos de equipe. É um ótimo lugar para fazer perguntas, conversar com outros usuários do Gather e obter suporte diretamente da nossa equipe!

Discuta um plano de integração personalizado com nossa equipe 

Teremos o maior prazer em ajudá-lo com perguntas ou ideias quando se trata de trazer sua equipe para o Gather! Também podemos lhe enviar análises do Space, ideias de engajamento personalizadas e ajudar na solução de problemas em geral.